Als je een bedrijf begint, moet je de administratie bijhouden. Dat zal elke startende ondernemer begrijpen. Maar wat vindt de belastingdienst belangrijk? Welk boekhoudprogramma kies je of besteed je uit? Wat moet je doen, en hoe lang moet je de administratie bewaren? Op deze en andere vragen geven we antwoord in dit artikel.
Een btw-administratie bijhouden
Als je een bedrijf hebt ben je verplicht om een btw-administratie bij te houden. Je hebt die administratie nodig om je bedrijf op een goede manier te kunnen laten functioneren maar het wordt ook verplicht door de belastingdienst. Je moet een administratie voeren en bewaren die indien nodig door de belastingdienst gecontroleerd kan worden. Als je zaken doet met buitenlandse bedrijven moet je daarnaast ook aangifte ICP doen, oftewel intracommunautaire prestaties.
Wat moet ik allemaal bijhouden?
De volgende zaken moeten worden bijgehouden voor de btw-administratie:
- Ontvangen facturen
- Verstuurde facturen
- Overzicht van de inkomsten als er met contant geld gewerkt wordt
- Privégebruik van zakelijke goederen of diensten
Het is zaak om een goede administratie bij te houden en deze dient minimaal zeven jaar bewaard te worden.
Zelf administratie bijhouden of uitbesteden?
Het is als ondernemer prima mogelijk om zelf je administratie bij te houden. Zeker in het begin is het goed te doen. Als het bedrijf goed draait komt hier veel meer bij kijken en dan kan het interessant zijn om de administratie uit te besteden.
Als je de administratie zelf wilt doen heb je verschillende opties. Je kunt de administratie bijvoorbeeld bijhouden in Excel, of in een vergelijkbare spreadsheet. Het is heel goed mogelijk om dat op een correcte en overzichtelijke manier te doen. Je kunt er ook voor kiezen om een boekhoudprogramma aan te schaffen. Daar betaal je natuurlijk wel voor maar het heeft verschillende voordelen.
Tegenwoordig worden online boekhoudprogramma’s steeds vaker gebruikt. Ze hebben als grote voordeel dat je boekhouder of accountant direct in het systeem kan zien wat je doet, en je kan helpen waar nodig. Ook heeft hij of zij dan direct de beschikking over alle cijfers, wat het doen van de btw-aangifte een stuk eenvoudiger maakt. Op de website van de belastingdienst kun je tips en adviezen vinden over boekhoudprogramma’s en over alles wat je nodig hebt voor het bijhouden van de administratie.
Conclusie
Het loont de moeite om een goede administratie bij te houden of uit te besteden. Sterker nog, de belastingdienst verplicht je er toe, en mochten ze je bedrijfsadministratie komen controleren dan kun je de zaakjes maar beter op orde hebben.